पाठकों की अपेक्षाएं

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व्यावसायिक डॉक्यूमेन्ट किसी विशेष व्यक्ति या संगठन के लिये होता है और इसका एक विशिष्ट उद्देश्य होता है। इसलिए कोई भी व्यावसायिक डॉक्यूमेन्ट लिखने से पहले पाठकों की अपेक्षाओं को ध्यान में रखना ज़रूरी है। यही कारण है कि लगभग सभी पत्रों में सबसे पहले प्रेषिती को संबोधित किया जाता है।

कोई भी पत्र (व्यवसायिक पत्र) लिखने से पहले यह जाने लें कि आप पत्र क्यों लिख रहे हैं और आप जिसे पत्र लिख रहे हैं उससे क्या चाहते हैं।

पाठक क्या चाहते हैं

कहना का तात्पर्य यह है कि जब आप कोई पत्र किसी को भेजने के लिये लिख रहे हैं तो आपको उस पाठक को ध्यान में रखकर पत्र लिखना चाहिये। किसी भी लिखित दस्तावेज को व्यापक बनाने के लिए यहाँ कुछ ऐसे सवाल दिये गये हैं जिन्हें आपको खुद से पूछना चाहिए। −

• आपका पाठक कौन है?
• वह क्या जानना चाहता है?
• उसे क्या जानना चाहिए?
• उस विषय के बारे में वो पहले से क्या जानता है?
• दस्तावेज भेजने के लिए अपेक्षित समय क्या है?

सबसे पहले पाठकों को ये बतायें कि आपके डॉक्यूमेन्ट को पढ़ने से उनका क्या फ़ायदा होगा और फिर आप उनको ये बताइये कि आप उनसे क्या चाहते हैं, इसके साथ-साथ आप उन्हें यह भी बतायें कि आपके डॉक्यूमेन्ट को पढ़ने से उनको और किस तरह की जानकारी प्राप्त होगी।