बैठक के कार्यवृत्त (मीटिंग के मिनट्स)

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मिनट्स चल रही मीटिंग के दौरान लिखा गया एक ब्यौरा होता है जिसे प्रोटोकॉल या नोट के नाम से भी जाना जाता है। इसमें उपस्थित लोगों की सूची, उठाए गए मुद्दे, संबंधित प्रतिक्रियाएं और मुद्दों को हल करने के लिए - लिये गए अंतिम फैसले शामिल होते हैं। इसका उद्देश्य उपलब्धियों और समय-सीमा के साथ-साथ कौन से कार्य किसे सौंपा गए हैं -इसका हिसाब रखना होता है।

मीटिंग के मिनट्स का फॉर्मैट(बैठक के कार्यवृत्त का प्रारूप)

आम तौर पर मीटिंग के कार्यवृत्त में निम्नलिखित भाग होते हैं −

• कंपनी का नाम − पेज के ऊपरी भाग में बायीं ओर।

• दिनांक − पेज के दाहिने तरफ सबसे उपर।

• टॉपिक − दो बार रिटर्न की दबाने पर पेज के ठीक बीच में।

• हाजिर लोग − हाजिर व्यक्तियों के नाम और उनके पद (तालिका के 2 कॉलमों में)।

• गैरहाजिर लोग − अनुपस्थित व्यक्तियों के नाम, उनकी भूमिकाएं और उनकी अनुपस्थिति का कारण। (3 कॉलमों में)

• एजेंडा(कार्यसूची) − मीटिंग में चर्चा का विषय।

• मीटिंग में उठाए गए मुद्दे − वक्ताओं के नाम और उनके द्वारा उठाए गए मुद्दे।

• सुझाव − वक्ताओं के नाम के साथ उनके सुझाव।

• फैसला − मीटिंग में लिया गया निर्णय।

• कार्य सूची − कौन-कौन से कार्य सौंपे गये और किसको सौंपे गये।

• भविष्य में होनेवाली मीटिंग − अगली मीटिंग की तारीख और चर्चा का विषय।

 

उदाहरण - मीटिंग के मिनट्स

दिनांक - 23/04/2015

ट्यूटोरियलपॉईंट प्राइवेट लिमिटेड।

पता - 388-ए, रोड नं. 22

जुब्ली हिल्स, हैदराबाद, तेलंगाना

500033, फोन: 91 40 23542835

विषय- शाम 6:00 बजे हस्टा ला विस्टा के प्रतिनिधियों के साथ मीटिंग

उपस्थित व्यक्ति:

अनुपस्थित व्यक्ति:

एजेंडा − हस्ता ला विस्टा के प्रतिनिधियों के साथ मीटिंग

मीटिंग में उठाई गई समस्याएं − हाई कोटेशन, लॉन्ग ड्यूरेशन, घंटे के हिसाब से भुगतान।

सुझाव:

निर्णय − प्रतिनिधियों को उनके प्रबंधन से परामर्श करने और रिपोर्ट भेजने को कहा गया।

कार्य सूची:

अगली मीटिंग − मीटिंग रुम-1 में 30 अप्रैल 2015 को शाम 4:30 बजे