प्रबंधक का प्रबंध - त्वरित मार्गदर्शिका

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किसी कंपनी में सीनियर मैनेजमेंट कर्मचारियों को मैनेजर के रुप में उनके सहकर्मियों के सामने उनकी प्रतिष्ठा और सामान्य अवलोकन के आधार पर चुनता है। अक्सर ऐसे अवलोकन एक अच्छे प्रबंधक और एक महान नेता की कई महत्वपूर्ण विशेषताओं की ओर इशारा करते हैं।

आमतौर पर, एक आदर्श प्रबंधक को निम्नलिखित व्यवहार और विशेषतायें प्रदर्शित करनी चाहिए −

• ग्राहकों के साथ विश्वसनीयता
• नौकरी के प्रति सचेत
• आंतरिक प्रेरक द्वारा संचालित
• ग्राहकों और अधीनस्थों के प्रति विनम्र
• सभी के प्रति सहानुभूति
• पद के प्रति जुनून
• नौकरी में खेल-कूद जैसी दिलचस्पी
• यजमानों और ग्राहकों के सामने प्रस्तुत होने योग्य
• अच्छा श्रोता

यद्यपि, नए मैनेजरों को प्रबंध करने की कला के तत्वों को समझना बहुत महत्वपूर्ण है, लेकिन ऐसा करने के लिए क्या करना पड़ता है? यह एक बहुत ही अलग पहलू है।

आंतरिक मैनेजर की चैनलिंग करना

एक अच्छा मैनेजर इतना योग्य होता है कि, वह कौशल विकास के पांच मूलभूत क्षेत्रों में उत्कृष्टता प्राप्त करता है, जो हैं −

• अच्छे संचार का कौशल।
• टीम मीटिंग के लिए प्रभावशाली प्रस्तुति कौशल।
• व्यवसाय के संबंध में कंपनी की प्रक्रिया के बारे में पूर्ण ज्ञान।
• व्यवसाय करने की निपुणता, और
• उद्योग संचालन और बाजार के ज्ञान में निपुणता।

एक मैनेजर कभी भी अपनी पिछली प्रोफ़ाइल से खुद को पूरी तरह से दूर नहीं करता है। कई अलग-अलग उद्यमों में, मैनेजर से सिर्फ प्रबंधन करने की उम्मीद की जाती है, जबकि अन्य उद्यमों में, मैनेजर एक निश्चित संख्या के ग्राहकों के लिए ज़िम्मेदार होता है। एक मैनेजर से उम्मीद की जाती है कि, वह यह सुनिश्चित करते हुए अपने लक्ष्य को प्राप्त करे कि उसकी टीम ने भी इस लक्ष्य को प्राप्त किया है।

जब एक कार्यकारी के रुप में काम करने के दौरान एक मैनेजर कई रिश्ते बनाता है और उनका इस्तेमाल करता है, तो कंपनियों का यह मानना है कि ऐसा कोई भी कारण नहीं है कि उन्हें किसी भी तरह के संबंध और आवेग को खोने की जरूरत हो सिर्फ इसलिए क्योंकि वह अब एक मैनेजर है।

इस दर्शन का अनुसरण करने वाले एक उद्यम में, पूरी प्रक्रिया के संचालन के दौरान, मैनेजर अपने यजमानों के साथ शामिल होगा। वह अपने सभी उच्च प्रोफ़ाइल वाले ग्राहकों के लिए संपर्क का एक बिंदु बना रहता है।

मैनेजर के विशेष गुण

एक आदर्श मैनेजर के पास अपने विशिष्ट गुण और विशेषताएं होनी चाहिए, जिसमें सहकर्मियों का ध्यान रखते हुए आवश्यक लक्ष्यों को प्राप्त करने की महत्वाकांक्षा शामिल होती है। अधिकांश कंपनियां पर्यवेक्षी स्तर पर ऐसे लोगों पर नज़र रखती हैं, जिन्हें निर्देशित और मैनेजर के रूप में पदोन्नत किया जा सके।

• एक मैनेजर को प्रक्रिया के प्रति समर्पित रहना चाहिए और उसे प्रेरणा से प्रेरित होना चाहिए। हालांकि, उसे व्यवसाय चलाने के नैतिक तरीके का भी पालन करना चाहिए।

• उसे स्टाफ के प्रति सहायक होना चाहिए और व्यवहार से उदार होना चाहिए, क्योंकि ये उसके हथियार होंगे।

• वह अपने कर्मचारियों और ग्राहकों की मदद करने में सक्षम होना चाहिए जैसे, सेल्स टीम को प्रेरित करना और संगठन के अन्य सभी सदस्यों का सहयोग करना।

• इस सब के अतिरिक्त, उसे अपनी टीम में प्रत्येक सदस्य के प्रति सहानुभूति रखनी चाहिए।

आखिरकार, मैनेजर को अपने काम के प्रति नैतिक और जुनूनी होने की आवश्यकता होती है, लेकिन समस्या हल करते समय, उन्हें धैर्य रखना चाहिए। एक "कैन डू" मैनेजर प्रक्रिया उन्मुख होने के बजाय परिणाम-उन्मुख होता है।

कार्य संस्कृति का प्रबंधन करना

एक पेशेवर को नए मैनेजर के रुप में कुछ नई बाधाओं पर एक नज़र डालने से पहले उसके सीनियर के लिए यह अत्यंत महत्वपूर्ण है कि वे उसे कंपनी के कॉर्पोरेट और विभागीय संस्कृतियों का गहरा दृष्टिकोण प्रदान करे। मैनेजर को मिलने वाली कार्य करने की संस्कृति कॉर्पोरेट के बड़े पर्यावरण के आधार पर या तो सकारात्मक होगी नहीं तो नकारात्मक होगी या उदासीन होगी।

सामान्य तौर पर चर्चा करने के लिए संस्कृति एक व्यापक विषय है चाहे यह किसी संगठन के अंतर्गत हो या किसी उद्योग के। इस परिदृश्य में संस्कृति किसी व्यक्ति के देश, धर्म या जातीयता से संबंधित नहीं है बल्कि उस विचार से संबंधित है जिसे एक विशिष्ट उद्योग या पदनाम के तहत काम करते समय व्यक्ति ने प्राप्त किया होता है।

कार्य करने की संस्कृति को तीन प्रमुख संस्कृतियों में विभाजित किया जा सकता है, जो कि हैं −

• पूरे उद्योग के अंतर्गत संस्कृति,
• कंपनी के अंतर्गत संस्कृति और
• उस कंपनी के विशिष्ट विभाग के अंतर्गत संस्कृति।

कार्य संस्कृति के पीछे हैरान करने वाली सच्चाई यह है कि संस्कृतियां ठीक से श्रेणीबद्ध नहीं होती हैं और एक-दूसरे पर ओवरलैप करती हैं जो कि बिल्कुल भी बुरी बात नहीं हो सकती। वास्तव में यह पाया गया है कि जितना ज्यादा यह ओवरलैप होती हैं सफलता की संभावना उतनी ही अधिक हो जाती है।

विशिष्ट विभाग कंपनी और उद्योग के बीच प्रचलित सांस्कृतिक ओवरलैप की मात्रा निर्धारित करना महत्वपूर्ण है इसलिए निम्नलिखित प्रश्न एक व्यक्ति को उसके आसपास की कार्य संस्कृति को निर्धारित करने में मदद कर सकते हैं।

उद्योग के संबंध में

• क्या पर्यावरण रूढ़िवादी है?
• क्या वहां कोई विशिष्ट ड्रेस कोड है?
• क्या व्यापार का प्रकार प्रकृति में बहुत ही विश्लेषणात्मक है? (अनुसंधान, परामर्श, आदि)
• क्या पर्यावरण रचनात्मक है? (उपभोक्ता उत्पाद, विज्ञापन, आदि)

कंपनी के संबंध में

• वरिष्ठ प्रबंधन किसे सबसे ज्यादा महत्व देते हैं।

• कंपनी किस तरह बाहरी हिस्सेदारों, मीडिया, आदि (जन संपर्क और कॉर्पोरेट संचार) के साथ संवाद करती है?

• कॉर्पोरेट संस्कृति को संगठन कितनी अच्छी तरह परिभाषित करता है।

• कंपनी द्वारा आयोजित प्रदर्शन और प्रतिक्रिया विश्लेषण का प्रबंधन (या तो पदानुक्रमित विश्लेषण, 360 डिग्री प्रतिक्रिया विश्लेषण, या साथियों की समीक्षा आदि) होता है?

विभाग के संदर्भ में

• क्या विभागों के बीच अच्छे संचार और समझ का प्रचलन है या क्या कर्मचारी या कर्मचारियों के समूह साईलोस में काम करना पसंद करते हैं?

• क्या कंपनी में विभिन्न समूहों के बीच एक प्रतिस्पर्धात्मक मानसिकता है? उदाहरण के तौर पर क्या तैयार किए गए बजट, संसाधन, काम संस्कृति आदि के लिए प्रतिस्पर्धा है।

इसके अतिरिक्त उनको विभागों के बुनियादी रूपांतरों या समान पहलुओं को बताना भी महत्वपूर्ण होता है जिसमें संचालन, मानव संसाधन, विपणन, वित्त, बिक्री, अनुसंधान और विकास आदि शामिल हो सकते हैं।

मैनेजर उम्मीदों पर खरे कैसे उतरें

जब किसी व्यक्ति को एक प्रबंधन प्रोफ़ाइल के लिए नामित(डेज़िग्नेट) किया जाता है, तो उसके पास परिवर्तन को प्रभावी करने के लिए विभिन्न आयामों का एक्सेस होगा भले ही वह छोटी हो या बड़ी। इनमें से कुछ परिवर्तन संगठनों की अन्य संस्थाओं के साथ चर्चा आयोजित करने के लिए अधिक अवसर प्रदान करने जितने ही आसान हो सकते हैं। जो हैं −

• मार्केटिंग (विपणन)
• वित्त
• मानव संसाधन
• अनुसंधान और विकास आदि।

फिर भी, एक मैनेजर मुश्किल चुनौतियों को हासिल करने के लिए, प्रदर्शन के प्रबंधन की प्रक्रिया में बदलाव लाने की बड़ी पहल को प्रभावित करने में सक्षम होते हैं। अब जब मैनेजर कार्य संस्कृति को समझने के लिए आवश्यक पहलुओं से परिचित हो गए हैं और कार्यस्थल के माहौल में काम कर सकते हैं, तो कुछ महत्वपूर्ण चुनौतियों और अवसरों पर प्रकाश डालना जरूरी है, जो एक प्रबंधक की नई जिम्मेदारियों के अंतर्गत शामिल हो सकती हैं।

सांस्कृतिक संवेदनशीलता के मुद्दों को संभालना

विभिन्न व्यावसायिक संस्थाओं पर काम करने वाले विशाल संगठनों के अंदर संस्कृतियों में गलत सरेखण का मुद्दा अक्सर देखा जाता है जहां विभिन्न विभागों में महत्वपूर्ण सांस्कृतिक अंतर देखा जा सकता है।

वित्तीय सेवाओं, उपभोक्ता उत्पाद, मीडिया समूह और बहुत से बहुराष्ट्रीय उद्यम इस श्रेणी में फिट होने वाले कुछ सबसे प्रमुख उद्योग हैं। हालांकि कई समान उद्यम भी कंपनियों के विभिन्न विभागों के अंतर्गत समान संस्कृति के अधीन होते हैं।

आमतौर पर मैनेजर से संस्था के भीतर बड़े बदलाव को प्रभावित करने की स्थिति में होने की उम्मीद नहीं की जाती है, लेकिन मैनेजर को अपनी महत्वपूर्ण भूमिका और पूरी तरह से कंपनी के साथ अपने विभाग को सहसंबंधित करने में सक्षम होने के लिए हमेशा संस्कृतियों के विभिन्न स्तरों और नस्लों से परिचित होना चाहिए। (जो कि औद्योगिक संस्कृति, संगठनात्मक संस्कृति और विभागीय संस्कृति हैं।)

उदाहरण के तौर पर उसे कंपनी की धारणा के बारे में पता होना चाहिए और उसे यह भी पता होना चाहिए कि क्या संगठन में उपलब्ध मानव संसाधन, समय, मौद्रिक निष्कर्षों से संबंधित संसाधन सीमित हैं या भरपूर हैं।

उसे कंपनी के अन्य विभागों के साथ अपने विभाग के भविष्य सहकार्य के लिए तैयार होने की जरूरत है और उसे इस परिदृश्यों में आने वाले उतार-चढ़ाव के बारे में सूचित होना चाहिए।

इसके अलावा, मैनेजर की भूमिका यह भी जानना है कि जब मैनेजरों के प्रयासों, रिवॉर्ड्स प्रोग्राम काम्पन्सेशन प्लैनिंग, भर्ती, आंतरिक समस्या परामर्श आदि की बात आती है तो मानव संसाधन विभाग स्वाभाविक रूप से प्रशिक्षण का समर्थन करता है।

नए परिवर्तन का प्रबंधन करना

पूरे जीवन में एक मैनेजर बनने का सबसे जटिल पहलू परिवर्तन स्वीकार करना होता है। परिवर्तन से निपटने के तरीकों पर संलेख किया गया है और हम इसे कैसे स्वीकार कर सकते हैं ताकि यह किसी व्यक्ति को नीचा दिखाने के बजाय उसकी शख़्सियत को बढ़ाए।

याद रखने वाली सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि परिवर्तन अरोक और निरंतर होता है। चाहे किसी व्यक्ति के निजी जीवन या उसके करियर की बात हो, कुछ भी अपरिवर्तित नहीं रहेगा, और अगर कुछ हुआ, तो इसके परिणामस्वरूप, वह बोरिंग, नीरस, पुनरावृत्तीय या प्रतिगामी हो जाएगा।

प्रबंधकीय रैंकों में बदलाव को अक्सर नकारात्मक परिणाम माना जाता है, क्योंकि यह कई संचार श्रृंखलाओं और ऑपरेटिंग नेटवर्कों को तोड़ने से उत्पन्न होते हैं। हालांकि, परिवर्तन हमेशा बुरा नहीं होता है; वास्तव में, जो मुश्किल परिवर्तन लगता है, उसे प्रबंधित करके सकारात्मक बनाया जा सकता है।

वास्तव में, श्रेष्ठ मैनेजर परिवर्तन के माहौल में अधिक सहज होते हैं, बजाय इसके कि, उन्हें इस माहौल से परेशानी हो। हर व्यक्ति के परिवर्तन से निपटने के तरीके अलग हो सकते हैं, जबकि अधिकांश लोग ऐसा करने में संघर्ष करते हैं (या कम से कम सतर्क होते हैं या इससे घबराते हैं), लेकिन एक मैनेजर के पास इसके विपरीत भूमिका करने की क्षमता हो सकती है।

बड़े परिवर्तन को छोटे परिवर्तनों में बांटना

जब परिवर्तन होते हैं, तो मैनेजर के पास परामर्श करने के लिए दो सबसे महत्वपूर्ण बिंदु होने चाहिए। जो हैं −

• संभावित तरीकों से परिवर्तन उनको प्रभावित करेगा और
• परिवर्तन किस तरह से उनकी टीम को प्रभावित करेगा।

इन्हें ध्यान में रखते हुए, परिवर्तन को कई टुकड़ों में बांटकर उसका मूल्यांकन करना, अगला चरण होगा। चूंकि परिवर्तन कार्पोरेट की प्रमुख कटौती से भिन्न हो सकते हैं, टीम की रिपोर्टों में बदलते तरीके को समायोजित करने के लिए, मैनेजर को मौजूदा परिदृश्य पर प्रभाव डालने वाले खतरों और परिवर्तनों की जानकारी होनी चाहिए। ऐसे कुछ खतरे, जिनके लिए मैनेजर को तैयार रहने की जरूरत होती है, वे हैं −

• नौकरी से निकालने या इसकी प्रक्रिया में किस हद तक परिवर्तन होंगे।
• परिवर्तन का असर टीम से सीधे या ऊपरी तौर पर संबंधित होता है।

मैनेजर को यह भी पता लगाना होगा कि, क्या  व्यावहारिक रूप से कोई परिवर्तन होगा और यदि होगा, तो किस गति से होगा। अंत में, उसे उस बदलाव के पीछे के कारकों को जानना होगा क्योंकि यह व्यक्ति के उद्देश्य को समझने में उसकी मदद करेंगे। परिवर्तन के गहन विश्लेषण से एक व्यक्ति उस परिवर्तन को बेहतर तरीके से स्वीकार करना शुरू कर देता है।

जबकि, शुरू में परिवर्तन को उचित विश्लेषण या नियोजन से सकारात्मक या नकारात्मक रूप में देखा जा सकता है, ऐसे परिदृश्यों से इस तरह से बचा जा सकता है, जिससे प्रभाव ज्यादा भयंकर न हो, या किसी एक व्यक्ति के पक्ष में न हो। हालांकि कुछ परिवर्तन पूरी तरह से व्यक्ति की पहुंच के बाहर होते हैं, लेकिन इन परिवर्तनों को संभालने के लिए जिस तरीके का वे चुनाव करते हैं, वह पूरी तरह से उनकी पसंद  का होता है।

परिवर्तन की प्रकृति को समझना

एक बार जब कोई व्यक्ति परिवर्तन की प्रकृति को समझ लेता है, तो वास्तव में घटित होने से पहले, वह परिवर्तन के बारे में चिंता करने से बच सकता है। यह केवल व्यक्ति को डराता है और उसकी सोच या निर्णय को निष्प्रभ कर देता है। एक बार जब परिवर्तन की दिशा निर्धारित हो जाती है, तो इसके साथ काम करना चाहिए ना कि इसके विरोध में।

निस्सन्देह, यह केवल तभी संभव है, यदि व्यक्ति को खुद पर भरोसा हो। उसे याद करना होगा कि, अतीत में कई बार परिवर्तनों से कुशलतापूर्वक निपटने के बाद उसने इस पद को अर्जित किया है। उसे बिना अधिक विश्लेषण के किसी भी परिवर्तन का स्वागत करना चाहिए। हालांकि, इसका यह अर्थ नहीं है कि, वह आंख मूंदकर निर्देशों का पालन करे। परिवर्तन के बारे में स्पष्ट विचार प्राप्त करने के लिए उसे सवाल पूछते रहने चाहिए या वह परिवर्तन से निपटने के लिए अपनी रणनीति के बारे में सुझाव दे सकता है, यदि कोई हो तो।

मैनेजर को पता होता है कि, परिवर्तन बेरोक है, इसलिए वे इसका विरोध करने के बावजूद, इसके साथ समन्वय में काम करते हैं। परिवर्तन के प्रति इस दृष्टिकोण से, मैनेजर को दूसरों से बेहतर दिखने में सहायता मिलेगी।

मैनेजिंग द मैनेजर - टीम का प्रबंध करना

कई नए पदोन्नति वाले मैनेजरों के सामने आने वाली सबसे शुरुआती चुनौती उन लोगों का प्रबंधन करना है जो उसी प्रोफ़ाइल में हैं जिसमें कुछ दिनों पहले वे होते थे। कई चुनौतियां अचानक उत्पन्न हो जाती हैं जब एक व्यक्ति को उन लोगों का प्रबंधन करने के लिए पदोन्नति के अधीन होना पड़ता है जो पहले उसके सहकर्मी थे।

एक नवनियुक्त मैनेजर के सकारात्मक पहलू

एक नव-पदोन्नत मैनेजर पहले से ही अपनी टीम की कई अच्छी और बुरी बातों से परिचित होता है। जब बात जरूरतों के मुताबिक कार्य सौंपने की आती है तो यह बहुत ही महत्वपूर्ण गुण होता है। टीम के सदस्यों के प्रशिक्षण और विकास के पहलू के लिए एक योजना बनाने के दौरान यह नवनियुक्त मैनेजर को शुरुआती उपायों का सुअवसर प्रदान करता है।

इसके अतिरिक्त टीम में नवनियुक्त मैनेजर की पहले से ही एक अच्छी प्रतिष्ठा होती है। यह कई मुद्दों के बारे में स्पष्ट रूप से चर्चा करने के अवसर खोलता है। एक अच्छी प्रतिष्ठा भी समस्याओं को हल करने और लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक सहायक संस्कृति को प्राप्त करती है। एक नए पदोन्नत मैनेजर के रूप में एक व्यक्ति के पास पहले से ही कुछ खास प्रबंधकीय और नेतृत्व वाले गुण हो सकते हैं और उसके पास प्रबंधन टीम का बैकअप हो सकता है। यह प्रबंधन टीम और अन्य सभी टीमों के भीतर मैनेजर की विश्वसनीयता बढ़ाता है।

नवनियुक्त प्रबंधक के रूप में एक व्यक्ति को रातोंरात पद की शक्ति प्राप्त हो जाती है। इस तथ्य के अप्रासंगिक तथ्य यह है कि उस व्यक्ति के पास अब एक नया ऑफिस होगा या वह कार्यस्थल में एक ही क्षेत्र में रहेगा पर वास्तविकता यह है कि अधिकार बदल दिया गया है। उसी समय अपने अपर्याप्त प्रबंधकीय अनुभव और प्रैक्टिस होने के परिणामस्वरूप उसे एक कार्यकारी प्रोफ़ाइल से एक प्रबंधकीय प्रोफ़ाइल में बदलाव करने के लिए बहुत अधिक समायोजन की आवश्यकता होती है। यह वह जगह है जहां प्रबंधन को कदम उठाना होता है और नई जिम्मेदारियों से निपटने के लिए उसका मार्गदर्शन करना होता है।

एक नए मैनेजर के लिए जो कार्य बहुत ही सरल और सीधे लगते हैं, उसके लिए बहुत अधिक प्रयास और ध्यान देने की आवश्यकता होगी। क्योंकि अब वह प्रबंधन के प्रति उत्तरदायी है। इसे ध्यान में रखते हुए एक एग्ज़ेक्यूटिव से मैनेजर में बदलाव करने के दौरान एक नवनियुक्त मैनेजर को कुछ बुनियादी चुनौतियां का सामना करना पड़ सकता है −

• दोस्तों का प्रबंधन
• गैर-सहयोगियों का प्रबंधन और
• टीम के वरिष्ठ सदस्यों का प्रबंधन करना

इन तीनों कारकों पर निम्नलिखित अध्यायों में विस्तार से चर्चा की जाएगी।

एक एग्ज़ेक्यूटिव से मैनेजर बनने के दौरान एक नवनियुक्त मैनेजर को निम्नलिखित चुनौतियों का सामना करना पड़ सकता है −

• दोस्तों का प्रबंधन करना
• गैर-सहयोगियों का प्रबंधन करना और
• टीम के वरिष्ठ सदस्यों का प्रबंधन करना

इस अध्याय में हम इस बात पर चर्चा करेंगे कि मैनेजर को इन तीनों चुनौतियों से कैसे निपटना चाहिए।

दोस्तों का प्रबंधन

जो लोग दोस्ती से वचनबद्ध होते हैं उन लोगों के साथ सबसे आम दिक्कत यह है कि वे व्यक्तिगत और व्यावसायिक मुद्दों को आपस में मिला देते हैं। कभी-कभी ये चीज़ मैनेजर को नौकरी की सीमाओं से बाहर की समस्याओं पर अपने दोस्तों को सलाह देने के लिए गुमराह कर सकती है और ऐसा अभी भी होता है।

किसी व्यक्ति को सलाह देना एक दोस्त होने का एक हिस्सा है लेकिन इस रिश्ते में मैनेजर वरिष्ट पद पर है। एक दोस्त को सलाह देना (जो अब एक सबॉर्डनेट है) यह लग सकता है कि नवनियुक्त प्रबंधक अपने मित्र को आँक रहा है।

यहां तक कि जब मैनेजर उन मामलों के बारे में सलाह दे रहा होता है जो सीधे काम से संबंधित होते हैं तो उसे ऐसा करने में बेहद मुश्किल हो सकती है अगर कोई नकारात्मक प्रतिक्रिया दी जाती है तो व्यक्ति यह महसूस कर सकता है कि उसके लिए मैनेजर का नजरिया नकारात्मक दिशा में बदल गया है। यदि यह दुविधा शुरू हो जाए तो इसके परिणामस्वरूप दोस्ती और कंपनी को दिक्कतों का सामना करना पड़ सकता है।

उचित लक्ष्य निर्धारित करने और प्रतिक्रिया और लक्ष्य के बीच अच्छे संबंध बनाए रखने से इस समस्या को कम किया जा सकता है। यदि लक्ष्यों को ठीक से निर्धारित किया गया है और इन दोनों लक्ष्यों को सबॉर्डनेट और यहां तक कि मैनेजर के दोस्त भी स्वीकार करते हैं तो वे कभी भी मैनेजर स्वभाव को आलोचनात्मक नहीं मानेंगे। मैनेजर के मित्रों की उपलब्धियों को इससे मापा जाएगा कि वे अपने लक्ष्यों को हासिल करते हैं या नहीं।

सलाहकार प्रबंधन के क्षेत्र में काम करते हैं और मनोवैज्ञानिक प्रबंधन के क्षेत्र की समीक्षा करते हैं दोनों ने यह स्वीकारा है कि जब भी टीम में पदानुक्रमिक परिवर्तन होता है तो टीम में दोस्ती के किसी भी संबंध को अलग रखा जाना चाहिए।

जब मैनेजर-सबॉर्डनेट संबंधों की तुलना में दोस्ती को अधिक महत्व दिया जाता है तो अनुशासन बनाए रखना और दिशा-निर्देश कुशलतापूर्वक प्रदान करना एक बहुत ही जटिल काम होता है। इसके अलावा दोस्ती की प्रकृति यह है कि दोनों लोग एक दूसरे से सहमत होते हैं।

किसी भी व्यक्ति के पद को बदलने का बुनियादी कार्य नज़रिया और भावनाओं में प्रभावशाली बदलाव ला सकता है। किसी व्यक्ति की पदोन्नति से पहले मित्रता बहुत जटिल होती है इसलिए व्यापार और धन शामिल होने पर दोस्ती किसी भी समस्या या चुनौतियों को केवल जटिल बनाएगी।

एक अलग दृष्टिकोण से देखें तो ये जरूरी नहीं कि दोस्ती हमेशा काम करने के संबंधों को और अधिक जटिल बनाए। सही तरीके से संभालने पर, दोस्ती का घनिष्ठ संबंध, उन सभी दलों के लिए बेहतर सकारात्मक नतीजों को प्राप्त कर सकता है, जो इसमें शामिल हैं।

एक और बड़ी चुनौती, जिसका सामना मैनेजर को प्रबंधन के शुरुआती दौर में करना पड़ सकता है वह दोस्तों और/या सहयोगियों की कमजोरियों से निपटना है जो पहले उसके सहकर्मी थे। क्या ऐसा कोई तरीका है जिससे मैनेजर संबंधों को बाधित किए बिना किसी भी समस्या को दूर करने के लिए ऐसे लोगों से संपर्क कर सकता है?

इन परिस्थितियों में मैनेजर को नकारात्मक व्यवहार के पहलुओं को स्पष्ट रुप से परिभाषित करना चाहिए और इसके अलगाव के लिए कदम उठाने चाहिए तथा नौकरी और प्रदर्शन में आवश्यकताओं पर जोर देना चाहिए ना कि किसी विशिष्ट व्यक्ति पर।

उदाहरण

आईए! हम एक दोस्त के साथ रचनात्मक प्रतिक्रिया साझा करने के एक उदाहरण पर एक नज़र डालें। उदाहरण के तौर पर, एक मैनेजर बेसब्री से यह कहना चाहता हो कि, ''सैम, वित्त विभाग से आपको क्या शिकायतें हैं? मुझे लगता है कि आप नए ग्राहकों की मांगों की शर्तों के संबंध में अधिक प्रतिक्रियाशील हैं। इससे हमारी खराब धारणा बन रही है।''

बजाय इसके, एक मैनेजर को यह कहना चाहिए, ''सैम, चलो हम स्कॉट के साथ एक मीटिंग का आयोजन करते हैं, जो वित्त विभाग से है और उनसे उनकी आवश्यकताओं के बारे में बातचीत करते हैं। शायद उनके पास कुछ ऐसी नीतियां हो सकती हैं जो उन्हें चाहिए हों और जरूरी भी हो। हम नए ग्राहकों को न्यूनतम देरी से हासिल करने के महत्व पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और कुछ उपयुक्त परिवर्तन करने पर ज़ोर दे सकते हैं जो आपकी ग्राहको को हासिल करने में मदद करेंगे। क्या ऐसा करना सही रहेगा।''

इस संदर्भ में, मैनेजर ने अधिक प्रतिक्रियाशील जैसे व्यक्तिपरक शब्दों के प्रयोग से अधिक परहेज किया है, जिसने सैम को रक्षात्मक बनने की बजाय बातचीत के लिए राजी किया। अगर मैनेजर मीटिंग को अधिक उद्देशित बनाता है और सकारात्मक पहलुओं पर ज़ोर देता है, तो सैम मैनेजर की प्रतिक्रिया का अधिक स्वागत करेगा।

गैर सहयोगियों का प्रबंध करना

एक मैनेजर के रूप में, एक व्यक्ति को उन लोगों के प्रबंधन में बाधाओं का सामना करना पड़ सकता है जो आमतौर पर उसका समर्थन नहीं करते हैं। कई उदाहरणों में, टीम के कई सदस्य शुरुआत से ही सहयोगी नहीं होते हैं मौजूदा मैनेजर के बजाय वे खुद को या किसी अन्य व्यक्ति को पदोन्नति के योग्य समझते हैं।

वे यह स्वीकार नहीं करते हैं कि, जिस व्यक्ति को पदोन्नति मिली है, वह मैनेजर बनने के योग्य है। मैनेजर को इस तरह के लोगों से अपनी मानसिकता को प्रभावित नहीं करना चाहिए क्योंकि, उनकी पिछली उपलब्धियों और प्रवीणता जैसे मजबूत कारणों से, उन्हें पदोन्नत किया गया है। हालांकि, मैनेजर को ऐसे लोगों से सचेत रहने की जरुरत है और मैनेजर को ऐसे लोगों पर बिल्कुल भी भरोसा नहीं करना चाहिए।

अच्छी बात यह है कि, अधिकांश मामलों में मैनेजर ऐसे लोगों की नकारात्मक धारणाओं को यदि वह पूरी तरह से समाप्त नहीं करता मगर कम कर सकता है। यह कोई चमत्कार नहीं है जो रातों रात हो जाए। ऐसा करने के लिए मैनेजर को बहुत धैर्य रखने की आवश्यकता हो सकती है।

यदि कोई व्यक्ति अपनी टीम के प्रबंधन के दौरान मजबूत बुनियादी सिद्धांतों का पालन करता है तो वास्तव में इन गैर-सहयोगियों को अच्छे सहयोगियों में परिवर्तित किया जा सकता है। मैनेजर को यह पता लगने पर आश्चर्य हो सकता है कि टीम के कुछ सबसे हठी सदस्य मैनेजर के सबसे मददगार स्टाफ में बदल सकते हैं।

वरिष्ठ सदस्यों का प्रबंध करना

किसी नए पदोन्नत मैनेजर को कुछ अनुभवी अधिकारियों के विरोध का सामना करना पड़ सकता है। अभिज्ञ और अनुभवी अधिकारियों के प्रबंधन की बात आती है तो एक नया मैनेजर डरा हुआ महसूस कर सकता है, लेकिन आमतौर पर यह इसलिए होता है क्योंकि जब बात इन अनुभवी अधिकारियों के प्रबंधन की आती है तो वे अक्सर अपनी कुशलता पर शक करते हैं।

मैनेजर को इस पद पर आने के लिए सभी जरुरी अभ्यास और कौशल होने की उम्मीद नहीं की जाती है। मैनेजर को अपने और अपने कर्मचारियों के बारे में यथार्थवादी होना चाहिए। यह नये मैनेजर के सर्वोत्तम हित में नहीं है, कि वह अनुभवी अधिकारियों के हर हिस्से से बिल्कुल ही अनजान हो या उसे अधिक नियंत्रित करे।

वरिष्ठ अधिकारी के विश्वास को जीतने के लिए एक मैनेजर को विभिन्न लक्ष्यों को निर्धारित करना होगा। मैनेजर को टीम के अनुभवी सदस्यों की किसी भी व्यक्तिगत समस्या को जितना जल्दी हो हल करना होगा।

इससे टीम के प्रत्येक सदस्यों की छिपी प्रतिभा को जानकर और उसे प्रोत्साहित करके टीम के सदस्यों को सम्मानित करने में मदद मिलती है जिसमें वे लोग भी शामिल होते हैं, जिन्हें भ्रम रहता है कि उन्हें किसी की सहायता की ज़रूरत नहीं पड़ेगी। जैसे मैनेजर के पास विकास और उन्नति के लिए अधिक जगह होती है वैसे ही टीम के शीर्ष अधिकारी के लिए भी होता है।

टीम के अनुभवी अधिकारियों से मिला अनुभव सबसे मूल्यवान संसाधनों में से एक साबित हो सकता है। कोई भी निर्णय लेने से पहले अनुभवी अधिकारियों की सलाह लेना एक बहुत बड़ी प्रयत्न-त्रुटि की विधि को समाप्त कर सकता है, विशेष रूप से अगर वे कॉर्पोरेट राजनीति में अच्छे हैं और वे मैनेजर पर सकारात्मक दृष्टिकोण बनाने में सक्षम हैं।

एक मैनेजर की सबसे महत्वपूर्ण और प्रारंभिक जिम्मेदारियों में से एक यह है कि, प्रत्येक के अनुभव के स्तर की परवाह किए बिना टीम के प्रत्येक सदस्य की प्रतिभा को प्रोत्साहित करना है। एक मैनेजर की एक प्रमुख जिम्मेदारी यह है कि वह किसी भी असुविधा को खत्म करने के लिए अपने सबॉर्डनेट की मदद करे और उनकी बेहतर आदतों को विकसित करने में उनका मार्गदर्शन करे। मैनेजर इस घटना पर टीम के प्रत्येक सदस्य के पक्ष और विपक्ष के कुछ प्रमुख क्षेत्रों का विश्लेषण करना चाह सकता है जिस पर बाद में वे काम कर सकते हैं और उन्हें पूरा कर सकते हैं।

विभिन्न टीमों का प्रबंध करना

नए मैनेजर के सामने आने वाली सबसे महत्वपूर्ण चुनौतियों में से एक यह है कि, मैनेजर अब एक टीम का सदस्य बन गया है जिसकी प्रबंधन में एक मैनेजर और टीम के नेता के रूप में एक महत्वपूर्ण भूमिका है।

जॉब प्रोफाइल में इस अस्पष्टता के परिणामस्वरूप वफादारी से संबंधित कुछ विशिष्ट मुद्दे उठते हैं, विशेष रूप से जब कॉर्पोरेट कार्यालय के भीतर टीम और प्रबंधन के बीच विवाद हो। लेकिन मैनेजर के पास कम से कम दो सकारात्मक पहलू होते हैं −

• सबसे पहला तथ्य यह है कि मैनेजर के पास अब ऐसे कुछ निर्णयों को बदलने का अवसर होता है जो अनुचित थे जब वह एक एग्ज़क्यूटिव प्रोफ़ाइल में था।

• दूसरा सकारात्मक पहलू यह है कि मैनेजर के पास विभिन्न डेटा के ऐक्सेस करने का अधिकार होता है जिसको ऐक्सेस करने की उससे पहले अनुमति नहीं थी।

जैसा कि कहा जाता है: जितना अधिक आप पेड़ के ऊपर चढ़ते हैं, उतना ही अधिक दूर तक तुम देख सकोगे। जब एक निश्चित प्रतिष्ठान से गुज़रते हैं तो वर्तमान प्रणाली की प्रामाणिकता उपलब्ध हो सकती है।

जाहिर तौर पर कुछ समायोजन और जोड़तोड़ के बाद वास्तव में क्या दिक्कत है और क्या काम करना चाहिए। दूसरी तरफ हाल ही में हासिल हुए परिप्रेक्ष्य मैनेजर को वास्तव में उन योजनाओं को विकसित करने की अनुमति दे सकते हैं जो शायद कुछ सुधार करने के लिए उच्च प्रबंधकीय संस्थाओं को समझाने के लिए उपयुक्त हों, जो प्रणाली की उन दिक्कतों को ठीक कर सकता है जिनका सीधा संबंध आपके विभाग से हो।

नए मैनेजर के लिए पहले प्राथमिकताओं को निर्धारित करना बहुत महत्वपूर्ण है फिर बाद में मसलों को हल करने के लिए अधिकारियों और प्रबंधन दल दोनों के द्वारा समन्वित प्रयासों को शामिल करना है। साथ ही यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि अधिकांश मसलों को तुरंत ठीक नहीं किया जा सकता है। कई परिस्थितियों में समाधान खोजने के लिए सावधानीपूर्ण योजना और धैर्य की अत्यधिक आवश्यकता होती है।

मैनेजर के सामने आने वाली अन्य चुनौतियों में से एक सूचना का प्रवाह है। अन्य सभी टीमों के साथ संचार और समन्वय बनाए रखना मैनेजर का प्रबंधन टीम के एक हिस्से के रूप में काम करने पर निर्भर करता है। वरिष्ठ टीम के मैनेजर से लेकर अन्य टीम तक जानकारी की व्याख्या और प्रसार का तरीका, अन्य टीमों से सम्मान प्राप्त करने की कुंजी है, जो टीम के बाहर वांछित परिणामों का उत्पादन करने में मदद करेगी।

जब व्यक्ति एग्ज़िक्यूटिव प्रोफाइल में काम करता था तो कम से कम उस व्यक्ति के लिए उसका काम बहुत स्पष्ट था। उसे एक निश्चित समय अवधि के भीतर कार्य पूरा करना होता था। एक व्यक्ति संपूर्ण नौकरी को नियंत्रित कर सकता है और इससे व्यक्ति को अपने लक्ष्यों को सफलतापूर्वक पूरा करने की अनुमति मिलती है। समय के परिवर्तन के साथ नौकरी के बारे में व्यक्ति का ज्ञान और उसका आत्मविश्वास का स्तर उच्च हो जाता है।

माइक्रोमैनेजिंग के नुकसान

एक अच्छे प्रबंधक को हमेशा यह ध्यान रखना चाहिए कि टीम में अपने जैसे ही लोगों को रखना कभी भी अच्छा विचार नहीं माना जाता है जब तक प्रदर्शन को प्रभावित करने वाले वास्तविक मुद्दे न हों। जिस तरह से टीम के सदस्य चीजों को संभालते हैं, उसमें प्रबंधक को कुछ असमानताओं को स्वीकृति देनी होगी और माइक्रोमैनेजिंग से बचना होगा।

विभिन्न शोधकर्ताओं का यह कहना है कि कर्मचारियों का कंपनी छोड़ने के पीछे सबसे महत्वपूर्ण कारण प्रत्यक्ष रुप से उनका अपने मालिकों के साथ खराब संबंध होता है। जबकि प्रबंधक के साथ एक बुरा संबंध होना जरूरी नहीं है कि यह हमेशा माइक्रोमैनेजिंग का परिणाम हो, यह पहले से ही कमजोर या तनावपूर्ण संबंध में खराब भावना पैदा कर सकता है।

एक मैनेजर माइक्रोमैनेजर न बनें इसे सुनिश्चित करने का सबसे प्रभावशाली तरीका है कि वह सख्त प्रबंधकीय नैतिकताओं का पालन करे और एक बेहतर प्रबंधक बनने के लिए अटल रहे। अगर कोई व्यक्ति एक माइक्रोमैनेजर के अंतर्गत काम रहा है तो बुद्धिमानी यही होगी कि, वह अनावश्यक प्रतिक्रिया न करे और माइक्रोमैनेजर को अपना गुस्सा न दिखाए।

माइक्रोमैनेजर हठी व्यवहार करते हैं क्योंकि समस्याएं कार्यस्थल से संबंधित नहीं होती है। उनकी यह व्यवहार शैली उनके व्यावसायिक जीवन की तुलना से अधिक उनके व्यक्तिगत जीवन के संकटों से संबंधित हो सकती है। लोगों को यह पता होना चाहिए कि, माइक्रोमनेजर के साथ काम करने पर बहस सावधानीपूर्वक करनी चाहिए; हर बात पर झगड़ा करना सही नहीं है।

मैनेजिंग द शॉर्ट एंड लाँग टर्म गोल्स (लघु और दीर्घकालिक लक्ष्यों को प्रबंधित करना)

एक नवनियुक्त मैनेजर को अक्सर खुद काम शुरु करना पड़ सकता है जिसका मतलब है कि चुनौतियों का सामना करने से पहले उसे अपनी नौकरी से परिचित होने के लिए बहुत कम समय मिलता है। ये चुनौतियां, उसकी नियुक्ति से पहले ही तय थीं जिसे उसको संभालना था।

जब एक व्यक्ति को पता चलता है कि वह अब चुनौतियों के एक नये आयाम में प्रवेश कर चुका है तो वह शायद अभिभूत महसूस कर सकता है। हालांकि वह इस तथ्य से खुद को तसल्ली दे सकता है कि उसे प्रत्येक चुनौती को एक ही समय में हल करने की ज़रूरत नहीं है। एक मैनेजर को बड़े परिप्रेक्ष्य पर जोर देना चाहिए, खासकर आज जहां वह है और जहां वह भविष्य में होना चाहता है। इन्हें लघुकालिक लक्ष्य और दीर्घकालिक लक्ष्य भी कहते हैं।

शॉर्ट टर्म गोल्स (लघुकालिक लक्ष्य)

लघु अवधि में (यानी, समय के एक छोटे अंतराल पर, आमतौर पर अगले तीन महीनों में) एक नवनियुक्त मैनेजर को स्टाफ के सदस्यों, अन्य मैनेजरों, ग्राहकों और अपनी नई भूमिका की प्रमुख आवश्यकताओं के साथ खुद को अवगत कराना होगा। काम के प्रति स्टाफ के सदस्यों के फैसलों, जिन क्षेत्रों में वे उत्कृष्ट हैं, उन क्षेत्रों की पहचान करके या उन्हें किस क्षेत्र में सबसे समर्थन की आवश्यकता है, जैसे कारकों को जानने का प्रयास करके वह ऐसा कर सकता है।

• उसे उनके कार्यभार (अनुवर्ती, बिक्री की प्रगति, प्रस्तावों में प्रगति, पाइपलाइन आदि) के बारे में संवेदनशील होना सीखना चाहिए, और किसी भी महत्वपूर्ण ग्राहकों के अवसरों या ऐसी समस्याओं पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए जिनपर तुरंत कार्यवाही की मांग हो।

• यदि उसे कर्मचारियों में किसी भी बड़ी समस्या का पता लगाना हो जिसमें या तो उसके ध्यान और/या दूसरों की भागीदारी की आवश्यकता हो तो उसे उस समस्या को उच्च अधिकारियों तक बढ़ने से पहले अपने अधिकार के अंतर्गत स्थिति को सुलझाने की कोशिश करनी चाहिए।

• एक मैनेजर को हमेशा सूपर्वाइज़र्ज़ को अपनी अपेक्षाओं के बारे में स्पष्ट रूप से बता देना चाहिए। उन्हें उनकी दैनिक, साप्ताहिक, और मासिक मांगों का पता होना चाहिए और प्रारंभिक रिपोर्ट, विश्लेषण और/या आकलन उससे क्या अपेक्षा रखते हैं इस बारे में उसे पता होना चाहिए।

एक मैनेजर को पता होता है कि, सहयोग के बिना काम करना, समस्याओं को अमंत्रण देना है, इसलिए वह संगठन में अन्य लोगों के साथ एक नेटवर्क बनाता है, जिसमें विभिन्न स्तरों और विभिन्न विभागों से लोगों के साथ मीटिंग शामिल होती है और इससे समझा जाता है कि, विभिन्न विभागों के साथ काम करने से मैनेजर को क्या लाभ मिलता है और वह उनका लाभ कैसे उठा सकता है।

मैनेजर को यह तय करना चाहिए कि किस ग्राहकों को रणनीतिक रूप से प्राथमिकता दी गई है। साधारण शब्दों में इसका अर्थ है कि उच्च प्रोफ़ाइल ग्राहकों के नेटवर्क का निर्माण करना और उन्हें प्रीमियम ग्राहक सेवा प्रदान करना और फोन पर या इसी कार्यकारी के साथ मिलकर व्यक्तिगत रूप से बैठक करना।

दीर्घकालिक लक्ष्य

भविष्य की तलाश में एक मैनेजर को यह विश्लेषण करने की आवश्यकता होती है कि वह भविष्य में खुद को और अपनी टीम को कहां पहुंचाना चाहता है। उसे यह जानना चाहिए कि अगले छह महीनों, या साल आदि में टीम का आकार क्या होगा। उसे संसाधनों की सभी प्रमुख कमियों को पहचाने की कोशिश करनी चाहिए जिनको ठीक किया जाना है। अंत में उसे यह समझने की कोशिश करनी चाहिए कि उसके सूपर्वाइज़र्ज़ उससे और टीम से क्या अपेक्षा रखते हैं।

मैनेजर को अपने करियर की आकांक्षाओं पर भी ध्यान देना चाहिए कि क्या वह उसी प्रबंधन के पद को आगे बढ़ाना चाहता है या मार्केटिंग या ऑपरेशन जैसे किसी अन्य विभाग में अपना करियर बनाना चाहता है। आखिरकार, उसे अपनेआप से पूछना चाहिए कि क्या वह सी-लेवल अधिकारी (सीईओ, सीओओ, सीएमओ, सीआईओ, आदि) बनने या उद्योगों को बदलने की इच्छा रखता है।

किसी भी मैनेजर की इच्छाएं और दीर्घकालिक आकांक्षाएं कुछ भी हों लेकिन उसे एक प्रतिबद्ध व्यक्ति की तरह काम करना चाहिए जो वित्तीय और/या गैर-वित्तीय कारणों के संयोजन के लिए उसे एक मैनेजर के रूप में सफल होने के लिए प्रेरित करता है। इसलिए, छोटे विवरणों में फंसने से पहले मैनेजर को शांति से बैठकर बड़े परिदृश्य पर विचार करना चाहिए।

जबकि दूसरों की तुलना में कुछ समाधानों को खोजने में मुश्किल हो सकती है, लेकिन हर स्थिति से निपटने का एक तरीका होता है लेकिन इसे प्राप्त करने में जो समय लगता है वह अलग-अलग हो सकता है। कई बार एक अकेला व्यक्ति समस्या को हल करने में सक्षम नहीं होगा। समस्या को सुलझाने के लिए प्रबंधक को कई लोगों के साथ मिलकर काम करना होगा। हालांकि, मैनेजर को विभिन्न परिदृश्यों को पहचानने में सक्षम होने की जरूरत है ताकि वह उचित रूप से प्रतिक्रिया कर सकें।

अब जब मैनेजर को वर्क कल्चर पर बेहतर ज्ञान है तो वह अपनी कंपनी में प्रमुख ट्रैन्ज़िशनल चुनौतियों का हिस्सा बनने के लिए तैयार है।

• अब उसे प्रबंधकीय संचार की दुनिया से परिचित होना चाहिए क्योंकि प्रभावशाली संचार के बिना कोई भी प्रेरणा या जुनून उसे वहां तक नहीं पहुंचा सकता जहां वह पहुंचना चाहता है।

• फिर वह योजना की प्रक्रिया पर एक नज़र डाल सकता है जो सीधे कंपनी और टीम दोनों को प्रभावित करता है।

• उसके बाद वह इण्टरव्यू और भर्ती प्रक्रिया में जा सकते हैं, जो एक परिष्कृत क्षेत्र है जिसे शायद कुछ मूल और स्पष्ट कदमों में सरल किया जा सकता है।

अंत में, मैनेजर यह पता लगा सकता है कि वास्तव में उनकी टीम को प्रेरणा प्रदान करने और एक प्रवीण नेता बनने के लिए क्या जरूरी है।